Excel’den İzin Takip Uygulamasına Nasıl Geçilir?
İzinleri Excel’de tutan ekiplerde süreç genellikle bir dosya ile Slack’teki "izin alabilir miyim?" mesajları arasında bölünür. Bu rehber, OffTracker’a geçerken neyin Slack’ten kendiliğinden geldiğini, neyin CSV ile yüklenebildiğini ve neyin elle girilmesi gerektiğini açıkça ayırır. Başta bilmeniz gereken: Excel’deki çalışan listesi, geçmiş izin kayıtları ve kalan bakiyeler için toplu içe aktarma yoktur.
Neyin taşındığı, neyin taşınmadığı
- Slack’ten gelir: çalışanlar (ad ve e-posta). Kurulumda Slack’ten içe aktarılır; Excel’deki çalışan listesi yüklenmez.
- CSV ile yüklenir: doğum günü ve işe giriş tarihi. Panelden indirdiğiniz şablonu doldurup geri yüklersiniz.
- Panelden seçilir: Türkiye resmî tatilleri (yıl seçerek) ve şirkete özel tatiller.
- Elle tanımlanır: izin türleri, yıllık hak ve kıdem kuralları, her çalışanın kalan bakiyesi (kişi başına düzeltme olarak).
- Taşınmaz: Excel’deki geçmiş izin kayıtları. Geçmiş kayıtlar ve eski bakiye hareketleri için toplu içe aktarma yoktur; eski dosya arşivlenir.
Başlamadan önce hazırlayın
- Geçiş tarihi: Excel’i bırakıp OffTracker’ı kullanmaya başlayacağınız günü seçin (öneri aşağıda).
- Çalışan e-postaları: Excel’deki e-postaların Slack hesaplarındaki e-postalarla aynı olduğunu kontrol edin; doğum günü ve işe giriş yüklemesi e-postayla eşleşir.
- Tarih listesi: doğum günü ve işe giriş tarihlerini GG.AA.YYYY biçiminde hazırlayın (örn. 31.12.1990).
- Kalan bakiyeler: geçiş tarihi itibarıyla her çalışanın kalan izin günü.
- İzin kuralları: yıllık hak, kıdem kademeleri ve hangi izin türünün bakiyeden düştüğü.
- Yetkili kişiler: Slack senkronunu Owner yapar. İzin türü, politika, tatil ve doğum günü ile işe giriş ayarları Owner ya da İK Admin’dedir. Kalan günlerin düzeltmesini yalnız İK Admin yapar. İK Admin rolünü Owner, “Roller ve Yetkiler” sekmesinden verir; kendisine de verebilir.
Geçiş tarihini seçin
Temiz bir kesim noktası seçin: ayın ilk günü ya da izin yılının başı gibi. O tarihe kadarki kayıtlar Excel’de kalır; geçiş tarihinden itibaren tüm talepler yalnız OffTracker’da açılır. İki yerde paralel kayıt tutmayın; aksi hâlde hangisinin doğru olduğu belirsizleşir.
Geçiş tarihinden sonraya sarkan onaylı izinler varsa en sade yol, çalışanların bunları OffTracker’da yeniden talep etmesidir. Bu durumda kalan bakiyeyi o izinler düşülmeden girin ki aynı izin iki kez düşmesin.
Geçiş adımları
1. Slack’e bağlayın, çalışanları alın
Kurulum sihirbazındaki “Kullanıcıları Senkronize Et” adımında “Slack’ten Senkronize Et” düğmesine basın (sihirbazı Owner görür). Ekibiniz Slack’ten ad ve e-postasıyla içe aktarılır; Slack’te devre dışı hesaplar ve botlar alınmaz. Sonradan işe girenler için aynı senkron Çalışanlar sekmesindeki “Slack’ten Senkronize Et” düğmesiyle tekrarlanır (Owner).
2. İzin türlerini ve politikaları tanımlayın
“Uygulama Ayarları” sekmesindeki “İzin Türleri” bölümünde her tür için “Kota etkisi” (Düşer ya da Düşmez) ve onay yöntemini belirleyin; panel Yıllık İzin, Mazeret İzni ve Hastalık İzni gibi ön tanımlı türlerle gelir. “İzin Politikaları” sekmesinde yıllık hakkı, işe giriş tarihine göre kıdem kademelerini ve isterseniz aylık birikimi tanımlayın; politikayı ekibe ya da kişiye atayabilirsiniz. Sihirbaz da iki hazır seçenek sunar: sabit yıllık gün ya da Türkiye İş Kanunu kademeleri (kıdeme göre 14 / 20 / 26 gün).
3. Resmî tatilleri içe aktarın
“Tatil Günleri” sekmesinde “Türkiye Tatillerini İçe Aktar” altından yılı seçin (listede bu yıl ve sonrası yer alır; yalnız uygulamanın tatil verisine sahip olduğu yıllar seçilebilir). Şirkete özel günler için “Özel Tatil Ekle”yi kullanın. Her tatilin “Kota Etkisi” vardır ve içe aktarılan tatiller varsayılan olarak “Düşer” gelir; Excel’inizde resmî tatilleri izin gününe saymıyorsanız, ilgili tatillerin rozetine tıklayıp “Düşmez” yapın.
4. Doğum günü ve işe giriş tarihlerini yükleyin
“İzin Politikaları” sekmesinin altındaki “Doğum Günü & İşe Giriş — Toplu İçe/Dışa Aktarma” bölümünde “Şablon İndir (CSV)” ile aktif çalışanlarla dolu şablonu indirin. Şablonun sütunları E-posta, İsim, Departman, Doğum Günü (GG.AA.YYYY) ve İşe Giriş (GG.AA.YYYY)’dir. Excel’de boş tarih hücrelerini doldurun, CSV olarak kaydedin ve “İçe Aktar (CSV)” ile yükleyin; kurallar aşağıda. İşe giriş tarihi kıdem kademelerinin dayanağıdır: tarihi boş olan çalışan için kademe uygulanmaz, politikadaki sabit yıllık hak kullanılır. Bu yüzden bu adımı bakiye girişinden önce tamamlayın.
5. Kalan bakiyeleri girin
Bakiye düzeltmesi İK Admin yetkisi ister; Owner rolü tek başına yetmez. Çalışanlar sekmesindeki ad bağlantıları Owner’a ve İK Admin’e görünür (ikisi de çalışanın profilini açabilir); profil sayfasındaki “Kota Güncelle” ise yalnız İK Admin’e görünür. “Şeffaf izin bakiyeleri” ayarı kapalıysa Owner olmayan İK Admin Çalışanlar listesinde yalnız kendi satırını görür; bu durumda adımı İK Admin rolünü de taşıyan Owner yapar. Owner “Roller ve Yetkiler” sekmesinden kendisine de İK Admin rolü verirse adımı tek başına yapabilir. İK Admin rolü Owner’a her izni onaylama/reddetme, başkalarının izinlerini iptal etme, düzenleme ve iade etme yetkilerini de verir; geçiş bitince rolü aynı sekmeden “İK Admin yetkisini kaldır” ile geri alabilirsiniz. Çalışanın profilini Çalışanlar sekmesinden açın; “Kota Değişiklikleri” bölümündeki “Kota Güncelle” ile Excel’deki kalan gün ile profilde görünen kalan gün arasındaki farkı ekleyin ya da (eksi değerle) çıkarın ve açıklama yazın (örn. “Excel’den açılış bakiyesi”). Toplu bakiye içe aktarma yoktur, düzeltme çalışan başınadır.
6. Sonucu Excel’deki ile karşılaştırın
Web panelinin ana ekranındaki “Dışa Aktar” menüsünden “Bakiyeler (CSV)” raporunu indirin; sütunları Çalışan, E-posta, Departman, Toplam Hak, Kullanılan, Kalan, Düzeltme’dir. Excel’de açıp eski dosyanızdaki kalan günlerle yan yana karşılaştırın, fark olanları 5. adımdaki gibi düzeltin.
7. Ekibe duyurun
Geçiş tarihinden itibaren izin talebinin Slack’te /izin komutuyla açılacağını ve Excel’in artık güncellenmeyeceğini ekibe yazın. Slack komutları ve mesajları şu an Türkçedir; web paneli Türkçe ve İngilizce kullanılabilir.
Doğum günü ve işe giriş CSV’sinin kuralları
- Eşleşme: satırlar e-posta ile eşleşir; e-postası boş olan satırlar atlanır. Geçerli tarih içeren bir satırın e-postası Slack’ten gelenlerle eşleşmezse “eşleşmedi” olarak raporlanır ve yeni çalışan oluşturulmaz; tarihi boş ya da yalnız geçersiz tarih içeren satırlar “atlandı” sayılır.
- Boş hücreler: boş bırakılan hücreler mevcut değeri silmez; dolu hücreler mevcut değerin üzerine yazar.
- Tarih biçimi: GG.AA.YYYY, GG/AA/YYYY ya da YYYY-AA-GG. Sıra her zaman gün, ay, yıldır; ay önce yazılmış (ABD biçimi) bir tarih ya yanlış okunur ya da geçersiz sayılır. Yalnız biçimi ya da ay/gün aralığı hatalı tarihler yüklemenin sonunda raporlanır; 31.02.1990 gibi takvimde bulunmayan günler ayrıca denetlenmez, bu yüzden tarihleri yüklemeden önce kendiniz kontrol edin.
- Dosya: CSV’yi UTF-8 olarak kaydedin (Excel’de “CSV UTF-8” seçeneği); dosya UTF-8 okunur, farklı bir kodlamada Türkçe karakterli başlıklar tanınmayabilir. Ayraç noktalı virgül ya da virgül olabilir ve ilk satırdaki başlıklar tanınır; şablonun başlıklarını değiştirmeyin, e-posta sütunu ya da iki tarih sütununun hiçbiri bulunamazsa yükleme hata verir. İndirdiğiniz şablon noktalı virgülle ayrılmıştır ve UTF-8’dir (BOM’lu); noktalı virgül, Türkçe bölge ayarlı Excel’in liste ayracıdır.
- Yetki ve dil: şablonu indirmek ve yüklemek için Owner ya da İK Admin olmanız gerekir. Bu bölümün başlığı, düğmeleri ve yükleme sonucu şu an her iki arayüz dilinde de Türkçedir.
Excel’e geri dönüş: CSV raporları
OffTracker’a geçmek Excel’i bırakmak demek değildir: veriyi tabloya geri almak istediğinizde web panelinin ana ekranındaki “Dışa Aktar” menüsünden iki CSV raporu indirebilirsiniz. Menüyü yalnız İK Admin kullanabilir. İki dosya da noktalı virgülle ayrılır ve Türkçe karakterler için UTF-8’dir. Sütun adları dosyadaki gibi verilmiştir. “İzin Kayıtları (CSV)” iptal edilenler dahil tüm kayıtları listeler; Durum sütununa göre süzün.
- Bakiyeler (CSV): aktif çalışanlar için Çalışan, E-posta, Departman, Toplam Hak, Kullanılan, Kalan, Düzeltme.
- İzin Kayıtları (CSV): Talep No, Çalışan, İzin Türü, Başlangıç, Bitiş, Başl. Saat, Bitiş Saat, Gün, Durum, Sebep, Onaylayan, Talep Tarihi.
Eski Excel dosyasını ne yapmalı?
Geçiş tarihinde dosyanın son halini kaydedip arşiv olarak saklayın; dosya adına geçiş tarihini yazmak işinizi kolaylaştırır. OffTracker eski kayıtları içe aktarmadığı için geçmişe dönük sorular ("geçen yıl kim ne kadar kullandı?") bu arşivden yanıtlanır. Geçiş tarihinden sonraki kayıtlar OffTracker’da tutulur ve CSV raporlarıyla Excel’e alınabilir.
Sık yapılan üç hata
- E-postaları kontrol etmemek: Excel’deki e-posta Slack’tekinden farklıysa doğum günü ve işe giriş satırı eşleşmez; yükleme sonucundaki “eşleşmedi” bilgisine bakın.
- Bakiyeyi kurallardan önce girmek: işe giriş tarihleri ve politika tamamlanmadan girilen fark, sonradan değişen yıllık hak yüzünden eskir. Önce tarihler ve politika, sonra bakiye farkı.
- Geçmişin aktarılacağını beklemek: eski izin kayıtları OffTracker’a yüklenmez; arşivi saklayın ve geçiş tarihini net tutun.
Sık sorulan sorular
Excel’deki çalışan listemi OffTracker’a yükleyebilir miyim?
Hayır. Çalışanlar kurulumda Slack’ten gelir; Excel’den çalışan listesi içe aktarılmaz. Doğum günü ve işe giriş tarihleri ise CSV şablonuyla toplu yüklenir ve e-postayla Slack’ten gelen çalışanlarla eşleşir.
Excel’deki geçmiş izin kayıtlarım aktarılır mı?
Hayır, geçmiş izin kayıtları için içe aktarma yoktur. Eski dosyayı arşiv olarak saklayın ve geçiş tarihinden itibaren OffTracker’ı kullanın.
Kalan izin bakiyelerini toplu girebilir miyim?
Hayır; toplu bakiye içe aktarma yoktur. Kalan günler, İK Admin tarafından çalışanın profilinde “Kota Güncelle” ile kişi başına düzeltme olarak girilir.
Bu işlemleri kimler yapabilir?
Slack senkronunu Owner yapar. İzin türleri, politikalar, tatiller ve doğum günü ile işe giriş yüklemesi Owner ya da İK Admin’dedir. Bakiye düzeltmesini yalnız İK Admin yapar.
Verilerimi tekrar Excel’e alabilir miyim?
Evet. Web panelinin ana ekranındaki “Dışa Aktar” menüsünden bakiyeler ve izin kayıtları CSV olarak indirilir ve Excel’de açılır. Menüyü yalnız İK Admin kullanabilir.
Geçişi sade tutun
Ekibinizden ve bugünkü Excel düzeninizden kısaca bahsedin.
İlgili sayfalar: Slack üzerinden izin talebi · Fiyatlandırma · SSS · Tüm rehberler